IT NAUDOJIMO TAISYKLĖS

Aiškios taisyklės, kaip naudotis jūsų įmonės IT

IT naudojimo taisyklės (dažnai vadinamos įmonės IT chartija) nurodo visiems, kas naudojasi jūsų sistemomis, ką jie gali daryti, ko negali daryti ir ką įmonė gali patikrinti. „Acceptable Use Express“ - savitarnos dirbtuvės, padedančios Europos MVĮ paprasta kalba parašyti tokias taisykles, susietas su BDAR ir ISO/IEC 27001, apimant nuotolinį darbą, asmeninius įrenginius ir generatyvųjį dirbtinį intelektą. Gausite darbinį projektą jūsų įmonės vardu, kurį patvirtins jūsų patarėjas.

Netrukus prieinama Kaip veikia
5.10
ISO/IEC 27001:2022 kontrolė dėl priimtino naudojimo
88 str.
BDAR, tvarkymas darbo santykių kontekste
4 str.
DI aktas, darbuotojų DI raštingumas
4
Savitarnos etapai

Kas yra IT naudojimo taisyklės ir kam jos skirtos

Trumpas, lengvai skaitomas dokumentas, kuris jūsų saugumo ketinimus paverčia kasdienėmis taisyklėmis žmonėms

Dauguma vidutinių ir mažųjų įmonių turi kiekvienam darbuotojui skirtą el. pašto dėžutę, bendrus failus debesyje, kelias verslo programas ir vis dažniau telefonus bei nešiojamuosius kompiuterius, kurie išeina iš biuro. Dažnai jiems trūksta vieno dokumento, kuriame paprastais žodžiais, suprantamais darbuotojui, būtų nurodyta, kaip šias priemones galima naudoti. Tokį dokumentą ir vadiname IT naudojimo politika. Prancūzijoje ji dažniausiai vadinama charte informatique; kitur sutinkami pavadinimai „IT usage policy“, „computer use policy“ ar „IT charter“. Pavadinimas mažiau svarbus nei trys jos uždaviniai.

1. Pirmiausia pasakykite žmonėms taisykles, tada tikėkitės, kad jų laikysis

Naudotojai negali laikytis taisyklių, kurios niekur neužrašytos. IT naudojimo taisyklėse nurodoma tinkama elgsena su slaptažodžiais, el. paštu, interneto naršymu, failų dalijimusi, keičiamosiomis laikmenomis, programinės įrangos diegimu, asmeniniu įmonės įrangos naudojimu, komandiruotėmis ir nuotoliniu darbu. Tai ta jūsų saugumo politikos dalis, kuri skirta naudotojams ir pasiekia kiekvieną darbo vietą.

2. Pasakykite žmonėms, ką įmonė gali tikrinti ir kodėl

Registravimas, filtravimas, pašto dėžutės prieiga darbuotojui nesant, įrenginių valdymas, darbo stočių atsarginės kopijos: visa tai susiję su asmens duomenimis apie darbuotojus. Pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) duomenų subjektai turi būti informuoti apie tvarkymo tikslus ir sąlygas (13 straipsnis). IT naudojimo taisyklės yra natūrali vieta pateikti šią informaciją vienu nuosekliu tekstu, o ne išsklaidytais el. laiškais.

3. Suteikite įmonei pagrindą veikti, kai kas nors nutinka

Kai pažeidžiama taisyklė, organizacija turi galėti įrodyti, kad taisyklė egzistavo, kad asmuo apie ją žinojo ir kad stebėsena, kuri atskleidė pažeidimą, buvo teisėta ir proporcinga. Politika, apie kurią niekas nebuvo informuotas, arba politika, slepianti darbuotojams nežinomą stebėseną, suteikia labai mažai pagrindo. Tai, kaip politiką galima padaryti privalomą, priklauso nuo nacionalinės darbo teisės, todėl šis puslapis yra bendro pobūdžio, o paskutinį žingsnį rekomenduojame aptarti su savo patarėju.

Tarptautinis saugumo standartas šį vaidmenį pripažįsta aiškiai. ISO/IEC 27001:2022 A priede yra 5.10 kontrolė „Priimtinas informacijos ir kitų su ja susijusių turtų naudojimas“, pagal kurią priimtino naudojimo taisyklės ir informacijos bei turto tvarkymo procedūros turi būti nustatytos, dokumentuotos ir įgyvendintos. IT naudojimo taisyklės yra dažniausias būdas, kuriuo MVĮ įvykdo šį reikalavimą, nepriklausomai nuo to, ar siekia sertifikavimo.

Šaltiniai: Reglamentas (ES) 2016/679 (BDAR), EUR-Lex · ISO/IEC 27001, viešas puslapis iso.org

Kodėl daugelis MVĮ tai daro netinkamai

Tos pačios kelios klaidos kartojasi vėl ir vėl. Nė viena jų netaisoma brangiai.

📋

Iš kitur nukopijuotas šablonas

Iš interneto atsisiųsta politika aprašo kitos įmonės įrankius, kitą šalį ir kitokius pavojus. Ji mini sistemas, kurių jūs nenaudojate, ir tyli apie tas, kurias naudojate. Darbuotojai tai pastebi ir nustoja skaityti.

⚖

Taisyklės, apie kurias niekas oficialiai nebuvo informuotas

Bendrame aplanke gulintis dokumentas dar nėra paskelbtas. Jei negalite parodyti, kas jį gavo, kada ir kurią versiją, vėliau bus sunku juo remtis. Keliose šalyse darbuotojų informavimo ar konsultavimo etapai yra būtina sąlyga, kad taisyklės taptų privalomos.

👁

Stebėsena, apie kurią niekada nepranešta

Interneto filtravimo žurnalai, el. pašto šliuzo žurnalai, įrenginių valdymo ir duomenų nutekėjimo prevencijos įrankiai stebi žmones. BDAR reikalauja skaidrumo (5 straipsnio 1 dalies a punktas) ir darbuotojų informavimo (13 straipsnis). Tyliai vykdoma stebėsena pati savaime yra atitikties rizika.

🤖

Politika, parašyta prieš generatyvųjį dirbtinį intelektą ir hibridinį darbą

Daugelis politikų parašytos tada, kai visi dirbo biure prie stacionaraus kompiuterio. Jose nieko nesakoma apie namų Wi-Fi, asmeninius telefonus, gaunančius įmonės el. paštą, ar darbuotojus, įklijuojančius klientų duomenis į viešą pokalbių robotą. Incidentai įvyksta kaip tik šioje spragoje.

Ką turi apimti gera IT naudojimo politika

Toliau pateikti skyriai sudaro dirbtuvių parengiamo projekto pagrindą. Kiekvienas pritaikomas pagal jūsų atsakymus ir gali būti sutrumpintas arba pašalintas.

1. Taikymo sritis ir kam ji taikoma

Darbuotojams, stažuotojams, laikinajam personalui, rangovams ir visiems, turintiems paskyrą. Kokios sistemos apimamos: darbo stotys, mobilieji įrenginiai, el. paštas, bendradarbiavimo paketai, verslo programos, tinklai, spausdintuvai, debesies saugykla. Aiški taikymo sritis užkerta kelią klasikiniam argumentui „tai manęs neliečia“.

2. Paskyros, slaptažodžiai ir autentifikavimas

Asmeninės, neperleidžiamos paskyros; slaptažodžių kokybė ir saugojimas; daugiafaktorinis autentifikavimas, kai įmonė jį įdiegė; ekrano užrakinimas palikus darbo vietą; ką daryti, jei slaptažodis galėjo būti atskleistas.

Susiję: NIS2, 21 straipsnio 2 dalies j punktas tarp subjektams, patenkančių į taikymo sritį, priemonių nurodo daugiafaktorinį autentifikavimą.

3. El. paštas, pranešimai ir internetas

Naudojimas profesiniais tikslais kaip taisyklė, pagrįstas asmeninis naudojimas, jei įmonė jį leidžia, ir kaip reikia žymėti asmeninius pranešimus. Reagavimas į sukčiavimo (phishing) laiškus, priedai ir nuorodos, persiuntimo taisyklės, automatinis persiuntimas į asmeninius adresus, draudžiamos svetainės ir turinys.

4. Informacijos tvarkymas ir konfidencialumas

Kokia informacija yra konfidenciali, kaip ją galima dalytis įmonės viduje ir išorėje, patvirtinti failų dalijimosi įrankiai, spausdinimas, švari darbo vieta ir pareiga tvarkyti asmens duomenis tik pagal įmonės nurodymus.

BDAR 29 str. ir 32 str. 4 d.: asmenys, veikiantys pagal duomenų valdytojo įgaliojimus, tvarko asmens duomenis tik pagal jo nurodymus.

5. Programinė įranga, įranga ir keičiamosios laikmenos

Kas gali įdiegti programinę įrangą, asmeninių USB laikmenų ir išorinių diskų naudojimas, nešiojamųjų kompiuterių ir telefonų priežiūra, pranešimas apie praradimą ar vagystę, įrangos ir prieigos grąžinimas darbuotojui išeinant iš darbo (ISO/IEC 27001:2022 A priede taip pat yra turto grąžinimo kontrolė, 5.11).

6. Nuotolinis darbas ir komandiruotės

Darbas iš namų, iš kliento patalpų ar kelyje: patikimi tinklai, VPN, kai to reikia, ekrano privatumas, fizinė įrangos apsauga, vaizdo skambučiai viešose vietose. ISO/IEC 27001:2022 A priede yra atskira kontrolė 6.7 „Nuotolinis darbas“.

7. Asmeniniai įrenginiai (BYOD)

Ar asmeniniai telefonai, planšetės ar kompiuteriai gali pasiekti įmonės duomenis, kokiomis sąlygomis (įrenginio užrakinimas, atnaujinimai, atskiras darbo profilis, tik įmonės duomenų ištrynimas nuotoliniu būdu) ir ką įmonė gali, o ko negali matyti asmeniniame įrenginyje.

8. Generatyvusis dirbtinis intelektas ir internetiniai įrankiai

Kokie DI įrankiai patvirtinti, kokių duomenų į juos niekada negalima įvesti (asmens duomenys, kliento paslaptys, programinis kodas, prisijungimo duomenys), žmogaus atliekama DI sugeneruoto turinio peržiūra ir kaip prašyti naujo įrankio. Taisyklė, kuri tiesiog draudžia viską, linkusi nustumti naudojimą į šešėlį.

DI aktas, Reglamentas (ES) 2024/1689, 4 str. dėl darbuotojų DI raštingumo.

9. Įmonės vykdoma stebėsena ir kontrolė

Kas registruojama, filtruojama ar tikrinama, kokiu tikslu, kas tai daro, kiek laiko saugomi žurnalai ir duomenų subjektų teisės. Šis skyrius yra vieta, kur įvykdomos BDAR skaidrumo ir informavimo pareigos.

BDAR 5 str. ir 13 str..

10. Incidentai, pranešimai ir pasekmės

Kaip ir kam pranešti apie įtartiną laišką, prarastą įrenginį ar klaidą, be baimės būti kaltinamam už laiku pateiktą pranešimą. Nuoroda į drausminę tvarką, taikomą jūsų organizacijoje (ISO/IEC 27001:2022 A priedas, 6.4 kontrolė „Drausminis procesas“), ir politikos data bei versija.

Kaip padaryti jas privalomas: informuoti, kur reikia konsultuotis, ir turėti įrodymų

Teisinis kelias skiriasi tarp valstybių narių. Logika ta pati: teisėtumas, proporcingumas ir išankstinis informavimas.

BDAR nustato bendrą pagrindą

IT naudojimo taisyklėse beveik visada aprašomas darbuotojų asmens duomenų tvarkymas: paskyrų žurnalai, prisijungimų įrašai, filtravimas, įrenginių inventorius, kartais pašto dėžutės prieiga. Trys BDAR straipsniai nustato šį tvarkymą visoje Europos Sąjungoje.

5 straipsnis, principai. Asmens duomenys turi būti tvarkomi teisėtai, sąžiningai ir skaidriai; renkami konkrečiais, aiškiais ir teisėtais tikslais; adekvatūs, svarbūs ir tik tokie, kurių reikia; saugomi ne ilgiau, nei būtina; tvarkomi užtikrinant tinkamą saugumą. Pagal 5 straipsnio 2 dalį duomenų valdytojas turi gebėti įrodyti šių principų laikymąsi (atskaitingumas). IT naudojimo taisyklėms tai reiškia, kad kiekviena aprašyta kontrolė turi turėti nurodytą tikslą ir pagrįstą saugojimo laikotarpį, o jūs turite galėti parodyti, kodėl ji yra proporcinga.

13 straipsnis, pateiktina informacija. Kai duomenys renkami tiesiogiai iš asmens, duomenų valdytojas turi, be kita ko, nurodyti savo tapatybę ir kontaktinius duomenis, duomenų apsaugos pareigūno kontaktinius duomenis (jei toks yra), tvarkymo tikslus ir teisinį pagrindą, teisėtus interesus (jei remiamasi jais), duomenų gavėjus, saugojimo laikotarpį ir asmens teises. IT naudojimo taisyklės arba prie jų pridėtas informacinis pranešimas yra praktinė priemonė šiai informacijai pateikti.

88 straipsnis, tvarkymas darbo santykių kontekste. BDAR leidžia valstybėms narėms įstatymais ar kolektyvinėmis sutartimis nustatyti konkretesnes taisykles darbuotojų asmens duomenų tvarkymui darbo santykių kontekste. 88 straipsnio 2 dalis reikalauja, kad tokiose taisyklėse būtų tinkamos ir konkrečios priemonės žmogaus orumui, teisėtiems interesams ir pagrindinėms teisėms apsaugoti, ypač atsižvelgiant į tvarkymo skaidrumą, duomenų perdavimą įmonių grupės viduje ir stebėsenos sistemas darbo vietoje. Todėl praktiškai atsakymas į klausimą „ką galime stebėti ir kaip?“ iš dalies priklauso nuo šalies, kurioje veikiate.

Darbuotojų informavimas ir, priklausomai nuo šalies, darbuotojų atstovų konsultavimas

Visoje ES Direktyva 2002/14/EB nustato bendrą darbuotojų informavimo ir konsultavimo sistemą įmonėms, viršijančioms kiekvienos valstybės narės pasirinktą dydžio ribą (laikantis direktyvoje nustatytų ribų). Nacionalinė teisė ir kolektyviniai susitarimai tada nustato, ar prieš įvedant taisykles dėl IT naudojimo ar stebėsenos darbo vietoje reikia informuoti ar konsultuoti darbo tarybą, darbuotojų atstovų organą ar profesinę sąjungą, ir kokia forma. Kai kuriose šalyse IT naudojimo taisyklės pridedamos prie vidaus darbo tvarkos taisyklių ir seka tą pačią procedūrą; kitose jos yra darbo sutarties ar kolektyvinės sutarties dalis arba savarankiška politika, kurią kiekvienas naudotojas patvirtina.

Prancūzija yra vienas iš daugelio pavyzdžių: Darbo kodeksas (Code du travail) numato, kad darbo taryba (CSE) prieš įdiegiant informuojama ir konsultuojama dėl priemonių ar metodų, leidžiančių stebėti darbuotojų veiklą, ir kad jokia informacija apie konkretų darbuotoją negali būti renkama įrenginiu, apie kurį darbuotojas nebuvo iš anksto informuotas. Prancūzijos duomenų apsaugos priežiūros institucija CNIL savo asmens duomenų saugumo vadove rekomenduoja įmonei parengti IT chartiją ir suteikti jai privalomą galią, pavyzdžiui, pridedant ją prie vidaus darbo tvarkos taisyklių. Kitos šalys turi savus atitikmenis, todėl dirbtuvėse klausiama, kur dirba jūsų darbuotojai, ir pažymimi punktai, kuriuos reikia patikrinti su patarėju.

Įrodykite, kad žmonės žinojo

Kad ir koks būtų nacionalinis kelias, saugokite įrodymus: politikos versiją ir datą, datą, kada su ja supažindinta, kaip (el. paštu, intranete, įdarbinimo rinkinyje, parašu) ir kas patvirtino. Pakeitus politiką, supažindinkite su ja iš naujo. ISO/IEC 27001:2022 A priedas tai priskiria žmonių kontrolės priemonėms kartu su darbo sąlygomis (6.2) ir informuotumu apie informacijos saugumą, švietimu ir mokymu (6.3).

Svarbu. Šis skyrius yra bendro pobūdžio informacija apie europinius ir nacionalinius tekstus. Tai nėra teisinė konsultacija ir neatstoja darbo teisės advokato, duomenų apsaugos pareigūno ar personalo patarėjo analizės jūsų konkrečiai situacijai, šaliai ir kolektyvinėms sutartims.

Šaltiniai: BDAR, 5, 13 ir 88 straipsniai (EUR-Lex) · Direktyva 2002/14/EB (EUR-Lex) · Prancūzijos Darbo kodeksas (Légifrance) · CNIL, asmens duomenų saugumo vadovas · ISO/IEC 27001 (iso.org)

Kaip ji dera su kitomis jūsų politikomis

IT naudojimo taisyklės nėra savarankiška saugumo politika. Tai ta jos dalis, kuri kalba su naudotojais.

Informacijos saugumo politika

Informacijos saugumo politika rašoma vadovybei ir IT: ji nustato tikslus, vaidmenis, rizikos valdymą ir kontrolės priemones, kurių įmonė įsipareigoja laikytis. IT naudojimo taisyklės paverčia jos naudotojams skirtas dalis konkrečia elgsena. ISO/IEC 27001:2022 A priedas atskiria abu dokumentus: 5.1 kontrolė „Informacijos saugumo politikos“ ir 5.10 kontrolė „Priimtinas informacijos ir kitų su ja susijusių turtų naudojimas“. Abu dokumentai turi vartoti tą patį žodyną, tą pačią informacijos klasifikaciją ir tuos pačius kontaktus, kad darbuotojas niekada negautų prieštaringų nurodymų.

Jei rengiate pačią saugumo politiką, žr. mūsų susijusią svetainę pssi-express.eu.

Nuotolinis ir hibridinis darbas

Nuotolinis darbas perkelia įmonės duomenis į namų tinklus, virtuvės stalus ir traukinių sėdynes. IT naudojimo taisyklėse nurodote minimalius lūkesčius: naudoti įmonės suteiktą įrangą, ją atnaujinti, jungtis per įmonės saugią prieigą, kai reikia, vengti viešo spausdinimo, saugoti ekranus ir pokalbius bei nedelsiant pranešti apie praradimą. Jei turite atskirą nuotolinio darbo susitarimą ar politiką, IT naudojimo taisyklėse į ją reikėtų nurodyti, o ne kartoti. ISO/IEC 27001:2022 A priedo 6.7 kontrolė „Nuotolinis darbas“ apima saugumo pusę.

Asmeniniai įrenginiai (naudojimas savo įrenginiu)

Leisti asmeniniams telefonams gauti įmonės el. paštą yra patogu ir įprasta. Tai taip pat kelia du klausimus, į kuriuos politika turi atsakyti. Ko įmonė reikalauja iš įrenginio (ekrano užraktas, palaikoma operacinė sistema, atskiras darbo profilis ar konteineris)? Ir ką įmonė gali pamatyti ar ištrinti? Įrenginių valdymo įrankiai gali būti sukonfigūruoti taip, kad valdytų tik įmonės duomenis; politikoje tai turi būti pasakyta, taip pat tai, kas nutinka įmonės duomenims, kai asmuo išeina. ISO/IEC 27001:2022 A priedo 8.1 kontrolė „Naudotojų galutiniai įrenginiai“ nusako techninę pusę.

Generatyvusis dirbtinis intelektas

Viešieji DI asistentai gali būti naudingi, o darbuotojai dažnai jau juos naudoja. Rizika slypi įvedamuose duomenyse ir rezultatuose, naudojamuose be peržiūros. Trumpas DI skyrius paprastai nurodo patvirtintus įrankius, draudžia į nepatvirtintas paslaugas įvesti asmens duomenis, konfidencialią informaciją ar prisijungimo duomenis, reikalauja žmogaus peržiūros prieš pakartotinį naudojimą ir paaiškina, kaip prašyti naujo įrankio. Kai išorinė DI paslauga tvarko asmens duomenis jūsų vardu, taikomos BDAR taisyklės dėl duomenų tvarkytojų (28 straipsnis) ir duomenų perdavimo už ES ribų (V skyrius). DI akto 4 straipsnis, taikomas nuo 2025 m. vasario 2 d., reikalauja, kad DI sistemų tiekėjai ir naudotojai imtųsi priemonių, kad kiek įmanoma užtikrintų pakankamą savo darbuotojų DI raštingumo lygį (patikrinkite dabartinį konsoliduotą tekstą, nes šiam straipsniui buvo pasiūlyta pakeitimų). DI skyrius IT naudojimo taisyklėse ir trumpa informuotumo sesija yra pagrįstas pirmas žingsnis.

Reglamentas (ES) 2024/1689 (DI aktas) · BDAR, 28 str. ir V skyrius

NIS2, įmonėms, patenkančioms į taikymo sritį

Esminiams ir svarbiems subjektams pagal NIS2 direktyvą kibernetinio saugumo rizikos valdymo priemonės pagal 21 straipsnį apima pagrindinę kibernetinę higieną ir kibernetinio saugumo mokymus (21 straipsnio 2 dalies g punktas), žmogiškųjų išteklių saugumą, prieigos kontrolės politiką ir turto valdymą (21 straipsnio 2 dalies i punktas). IT naudojimo taisyklės nepadaro jūsų atitinkančių NIS2, tačiau yra vienas iš dokumentų, palaikančių šias priemones.

Direktyva (ES) 2022/2555 (NIS2), 21 str.

Informuotumas ir mokymai

Politika, kuri pasirašoma ir pamirštama, nieko nepakeičia. Politika ir informuotumo programa turi veikti kartu: politika nustato taisyklę, trumpos sesijos paaiškina, kodėl. Kur yra duomenų apsaugos pareigūnas, BDAR darbuotojų informuotumo didinimą ir mokymą nurodo tarp pareigūno užduočių (39 straipsnio 1 dalies b punktas). Nacionalinės agentūros skelbia nemokamą medžiagą, kurią galite naudoti, pavyzdžiui, ENISA ES lygmeniu, o Prancūzijoje ANSSI ir cybermalveillance.gouv.fr.

ENISA · ANSSI · cybermalveillance.gouv.fr

Kaip tai veikia: keturi savitarnos etapai

Visą kelią kontroliuojate jūs. Konsultantas yra pasirinktinis, o ne privalomas.

1
1 etapas - Greitas patikrinimas

„Ar tai mane liečia ir ko man reikia?“

Trumpa anketa apie jūsų organizaciją: kur dirba darbuotojai, kokius įrankius naudoja, ar leidžiami asmeniniai įrenginiai ir nuotolinis darbas, ar naudojate DI asistentus, ar yra darbuotojų atstovų, ar jau turite saugumo politiką. Ji parodo, kokių skyrių jums reikia ir kurie punktai reikalaus vietinio teisinio patvirtinimo.

2
2 etapas - Internetinės dirbtuvės

Vedami klausimai, laisvi atsakymai

Atsakote į vedamus klausimus savais žodžiais, skyrius po skyriaus: kas leidžiama, kas ne, ką įmonė tikrina ir kodėl, kiek laiko saugomi žurnalai, į ką kreiptis. Prie kiekvieno klausimo pateikiamas trumpas paaiškinimas ir, kai reikia, nuoroda į oficialų šaltinį. Galite išsaugoti, grįžti vėliau ir įtraukti kolegą.

3
3 etapas - Sugeneruotas dokumentas

Projektas jūsų įmonės vardu

Politika automatiškai sugeneruojama pagal jūsų atsakymus, jūsų įmonės vardu, su atskiru stebėsenos informaciniu pranešimu ir darbuotojo susipažinimo patvirtinimo forma. Tai darbinis pagrindas: prieš jį paskelbdami, pasitarkite su savo patarėju (darbo teisės advokatu, duomenų apsaugos pareigūnu, personalo specialistu), konsultuokitės su atstovais, kai to reikalauja teisė, ir tik tada patvirtinkite.

4
4 etapas - Pasirinktinai

Žmogaus pagalba iš partnerio konsultanto

Jei norite, kad kas nors kartu su jumis peržiūrėtų atsakymus, pritaikytų projektą konkrečiam kontekstui arba paruoštų pristatymą darbuotojams ar jų atstovams, galite kreiptis į partnerį konsultantą. Tai neprivaloma ir atskirta nuo savitarnos įrankio.

Darbinis pagrindas, ne teisinė konsultacija. Sugeneruotas dokumentas yra projektas, sukurtas pagal jūsų pačių atsakymus ir viešus šaltinius. Tai nėra teisinė konsultacija. Jo galiojimą jūsų šalyje ir procedūrą, kuria jis taps taikomas jūsų darbuotojams, turi patikrinti kvalifikuotas patarėjas.

Netrukus prieinama

Ką gausite

Dokumentai, kuriuos galite redaguoti, paskelbti ir laikyti kaip įrodymą

📝

IT naudojimo taisyklės

Pagrindinis dokumentas paprasta kalba, parengtas pagal jūsų atsakymus.

  • Taikymo sritis, apibrėžimai ir kontaktai
  • Paskyros, el. paštas, internetas, failai
  • Įranga, programinė įranga, keičiamosios laikmenos
  • Nuotolinis darbas, BYOD, generatyvusis DI
  • Incidentai, pranešimai, pasekmės
👁

Stebėsenos informacinis pranešimas

Atskiras pranešimas, sudarytas pagal BDAR 13 straipsnį.

  • Duomenų valdytojas ir kontaktai
  • Kiekviena kontrolė ir jos tikslas
  • Teisinis pagrindas ir teisėtas interesas
  • Gavėjai ir saugojimo laikotarpiai
  • Susijusių asmenų teisės
✍

Susipažinimo patvirtinimo ir diegimo rinkinys

Ko reikia, kad apie taisykles pranešti ir išlaikyti pėdsaką.

  • Susipažinimo patvirtinimo forma kiekvienam naudotojui
  • Lydintis el. laiškas darbuotojams
  • Versija ir pakeitimų žurnalas
  • Vietinių veiksmų, kuriuos reikia patikrinti, sąrašas
  • Vieno puslapio santrauka naujiems darbuotojams
🎯

Nuorodų žemėlapis

Kur kiekvienas skyrius susijęs su viešais tekstais.

  • BDAR straipsniai, cituojami kiekviename skyriuje
  • ISO/IEC 27001:2022 A priedo kontrolės
  • NIS2 21 straipsnio priemonės, jei patenka į taikymo sritį
  • DI akto 4 straipsnis, jei naudojamas DI
  • Nuorodos į oficialius šaltinius
🤖

Generatyviojo DI priedas

Trumpas savarankiškas priedas, kurį galite atnaujinti dažniau nei pačią politiką.

  • Patvirtinti ir nepatvirtinti įrankiai
  • Duomenys, kurių niekada negalima įvesti
  • Žmogaus atliekama rezultatų peržiūra
  • Naujo įrankio užklausos tvarka
  • Ryšys su DI raštingumo veiksmais
💻

Redaguojami formatai

Jūsų dokumentas lieka jūsų, formatais, kuriuos galite keisti.

  • Su Word suderinamas dokumentas
  • PDF platinimui
  • Paprastas HTML jūsų intranetui
  • Jūsų atsakymai, eksportuojami
  • Prancūzų kalbos versija prieinama

Tekstai, kuriais remiasi projektas

Cituojame tik tuos tekstus, prie kurių galime pateikti nuorodą. Ten, kur kas nors priklauso nuo nacionalinės teisės, projektas tai nurodo, o ne spėlioja.

BD

BDAR, Reglamentas (ES) 2016/679

5 straipsnis (principai ir atskaitingumas), 13 straipsnis (informacija duomenų subjektams), 88 straipsnis (tvarkymas darbo santykių kontekste) ir, kai aktualu, 28 straipsnis (tvarkytojai), 32 straipsnis (tvarkymo saugumas) ir 39 straipsnis (duomenų apsaugos pareigūno užduotys).

EUR-Lex

ISO

ISO/IEC 27001:2022, A priedas

5.10 kontrolė „Priimtinas informacijos ir kitų su ja susijusių turtų naudojimas“ su susijusiomis kontrolėmis: 5.1 (informacijos saugumo politikos), 5.11 (turto grąžinimas), 6.2 (darbo sąlygos), 6.3 (informuotumas, švietimas ir mokymas), 6.4 (drausminis procesas), 6.7 (nuotolinis darbas) ir 8.1 (naudotojų galutiniai įrenginiai). Standartą platina ISO; mes cituojame tik kontrolių pavadinimus.

iso.org viešas puslapis

N2

NIS2, Direktyva (ES) 2022/2555

Tik subjektams, patenkantiems į taikymo sritį: 21 straipsnio 2 dalies g punktas (pagrindinė kibernetinė higiena ir kibernetinio saugumo mokymai), i punktas (žmogiškųjų išteklių saugumas, prieigos kontrolės politika ir turto valdymas), j punktas (daugiafaktorinis autentifikavimas). Taikomos nacionalinės perkėlimo nuostatos.

EUR-Lex

DI

DI aktas, Reglamentas (ES) 2024/1689

4 straipsnis dėl DI raštingumo, taikomas nuo 2025 m. vasario 2 d. DI sistemų tiekėjams ir naudotojams (prieš remdamiesi juo patikrinkite dabartinį konsoliduotą tekstą). Aktualu, kai darbuotojai savo darbe naudoja DI sistemas.

EUR-Lex

Trys naudojimo būdai

Ką apima kiekvienas variantas. Prieinamumas bus paskelbtas šiame puslapyje.

Greitas patikrinimas

Kad sužinotumėte, ko jums reikia prieš pradedant

  • Trumpa anketa apie jūsų kontekstą
  • Reikalingų skyrių sąrašas
  • Punktai, priklausantys nuo nacionalinės teisės
  • Nuorodos į oficialius šaltinius
Netrukus prieinama

Su partneriu konsultantu

Kad prie savitarnos projekto pridėtumėte žmogaus atliekamą peržiūrą

  • Viskas iš savitarnos dirbtuvių
  • Atsakymų peržiūros sesija
  • Pritaikymas konkrečiam kontekstui
  • Pagalba ruošiant pristatymą darbuotojams
Netrukus prieinama

Visais variantais dokumentas yra darbinis pagrindas, kurį turi patvirtinti jūsų patarėjas. Tai nėra teisinė konsultacija.

Dažniausiai užduodami klausimai

Trumpi atsakymai. Kur cituojamas tekstas, nuoroda veda į oficialų šaltinį.

Ar IT naudojimo taisyklės yra privalomos?
Nėra vieno ES teksto, kuriame būtų sakoma „kiekviena įmonė turi turėti IT naudojimo taisykles“. Tačiau keli tekstai numato pareigas, kurias praktiškai įvykdyti padeda IT naudojimo taisyklės: BDAR skaidrumo ir informavimo pareigos tvarkant darbuotojų duomenis (5 ir 13 straipsniai), tvarkymo saugumas (32 straipsnis) ir, subjektams, patenkantiems į NIS2 taikymo sritį, kibernetinė higiena, mokymai bei žmogiškųjų išteklių saugumo priemonės (21 straipsnis). ISO/IEC 27001:2022 numato priimtino naudojimo taisykles (A priedas, 5.10 kontrolė), jei laikotės šio standarto. Nacionalinė darbo teisė gali nustatyti papildomų reikalavimų, pavyzdžiui, dėl vidaus darbo tvarkos taisyklių ar stebėsenos darbo vietoje.
Kuo ji skiriasi nuo informacijos saugumo politikos?
Informacijos saugumo politika yra vadovybės lygmens dokumentas: tikslai, vaidmenys, rizikos valdymas, kontrolės priemonės, kurių įmonė įsipareigoja laikytis. IT naudojimo taisyklės yra naudotojų lygmens dokumentas: ko kiekvienas asmuo turi ir neturi daryti su įmonės informacija ir įrankiais. ISO/IEC 27001:2022 A priedas atspindi šį skirstymą 5.1 kontrole (informacijos saugumo politikos) ir 5.10 kontrole (priimtinas naudojimas). Mažos įmonės kartais sujungia abu dokumentus, tačiau naudotojai skaito trumpesnįjį.
Ar reikia konsultuotis su darbo taryba ar darbuotojų atstovais?
Tai priklauso nuo šalies, įmonės dydžio, kolektyvinių sutarčių ir politikos turinio, ypač nuo to, ar ji leidžia stebėti darbuotojus. BDAR palieka vietos nacionalinėms taisyklėms dėl tvarkymo darbo santykių kontekste (88 straipsnis), o Direktyva 2002/14/EB nustato bendrą darbuotojų informavimo ir konsultavimo sistemą ES lygmeniu. Pavyzdžiui, Prancūzijoje Darbo kodeksas reikalauja išankstinio darbo tarybos informavimo ir konsultavimo dėl priemonių, leidžiančių stebėti darbuotojų veiklą. Dirbtuvės šį klausimą pažymi; jūsų patarėjas patvirtina procedūrą jūsų atveju.
Ar galime tiesiog paprašyti kiekvieno darbuotojo pasirašyti?
Asmeninis pripažinimas yra naudingas įrodymas, kad asmuo gavo taisykles, ir rinkinyje tam yra forma. Ar vien parašo pakanka taisyklėms taikyti, ar reikia kitos procedūros (pavyzdžiui, pridėti taisykles prie vidaus darbo tvarkos taisyklių arba konsultuotis su atstovais), priklauso nuo nacionalinės teisės. Pagal BDAR sutikimas paprastai nėra tinkamas teisinis pagrindas darbuotojų duomenims tvarkyti dėl darbo santykių šalių nelygybės; 13 straipsnio informavimo pareiga galioja, koks bebūtų pagrindas.
Ką įmonė gali stebėti?
Tik tai, kas būtina ir proporcinga teisėtam, nurodytam tikslui, pavyzdžiui, sistemų saugumui, ir tik informavus susijusius asmenis. Taikomi BDAR principai: tikslo apribojimas, duomenų kiekio mažinimas ir saugojimo apribojimas (5 straipsnis), o 88 straipsnio 2 dalis stebėsenos sistemas darbo vietoje išskiria kaip sritį, kurioje nacionalinės taisyklės turi apsaugoti orumą ir pagrindines teises. Kai kurioms stebėsenos formoms taip pat gali prireikti duomenų apsaugos poveikio vertinimo. Dirbtuvės prašo aprašyti kiekvieną kontrolę ir jos tikslą, kad projektas tai nurodytų atvirai, o ne paliktų neaiškiai.
Ar reikia uždrausti generatyvųjį DI?
Tai verslo sprendimas. Visuotinį draudimą parašyti paprasta, bet sunku įgyvendinti, ir jis linkęs nustumti naudojimą į asmenines paskyras, kurių nematote. Daugelis organizacijų renkasi trumpą patvirtintų įrankių sąrašą su aiškiomis taisyklėmis, kokių duomenų niekada negalima įvesti. Kad ir ką nuspręstumėte, užrašykite tai ir atminkite, kad DI akto 4 straipsnis, taikomas nuo 2025 m. vasario 2 d., reikalauja, kad DI sistemų tiekėjai ir naudotojai imtųsi priemonių, kiek įmanoma, užtikrinti pakankamą darbuotojų DI raštingumo lygį (patikrinkite dabartinį konsoliduotą tekstą, nes buvo pasiūlyta pakeitimų).
Leidžiame darbuotojams skaityti įmonės el. paštą savo telefonuose. Ką turėtų nurodyti politika?
Nurodykite minimalias įrenginio sąlygas (ekrano užraktas, atnaujinimai, patvirtinta programa ar darbo profilis), ką įmonė gali matyti ir daryti jame (idealiai tik įmonės duomenis), kas nutinka, jei telefonas prarandamas, ir kas nutinka įmonės duomenims, kai asmuo išeina. Aiškiai pasakykite, kad įmonė nepasiekia asmeninio turinio. ISO/IEC 27001:2022 A priedo 8.1 kontrolė „Naudotojų galutiniai įrenginiai“ apima saugumo lūkesčius tokiems įrenginiams.
Kaip dažnai reikia peržiūrėti taisykles?
Kai pasikeičia kas nors esminio: naujas bendradarbiavimo programų paketas, nauja stebėsenos priemonė, nuotolinio darbo tvarkos pokytis, DI įrankių atsiradimas arba teisės pasikeitimas. ISO/IEC 27001 numato, kad politikos turi būti peržiūrimos planuotais intervalais ir įvykus reikšmingiems pakeitimams. Laikykite versijos numerį ir pakeitimų žurnalą bei po kiekvieno esminio atnaujinimo supažindinkite su politika iš naujo.
Ar sugeneruotas dokumentas pakeičia advokatą?
Ne. Tai darbinis pagrindas, sukurtas pagal jūsų pačių atsakymus ir viešus tekstus. Tai nėra teisinė konsultacija. Dalis, priklausanti nuo nacionalinės darbo teisės, kolektyvinių sutarčių ir jūsų konkrečių stebėsenos priemonių, prieš patvirtinant ir paskelbiant taisykles turi būti patikrinta kvalifikuoto patarėjo.
Kas stovi už „Acceptable Use Express“?
Įrankį skelbia SYAGA Consulting, Prancūzijos EURL (SIREN 518 489 471), kuri nuo 2009 m. dirba informacijos saugumo audito ir atitikties srityse. Kontaktai: contact@syaga.eu. Pagrindinė svetainė: syaga.eu.

Oficialūs šaltiniai, cituojami šiame puslapyje

Kiekvienas reglamentinis ar normatyvinis teiginys aukščiau susietas su vienu iš šių šaltinių.

Šis puslapis pateikia bendro pobūdžio informaciją. Tai nėra teisinė konsultacija.

Taisyklės, kurių jūsų darbuotojai iš tiesų gali laikytis

Savitarnos dirbtuvės rengiamos. Jos bus paleistos šiame puslapyje.

Netrukus prieinama

Klausimai tuo tarpu: contact@syaga.eu